Adición de procesamiento de datos

Estado, partidos y precedencia

Este anexo de tratamiento de datos es un borrador que cubre las funciones del producto y no es vinculante hasta que se apruebe e incorpore a un acuerdo vigente entre hirehint LLC y el cliente identificado en el pedido correspondiente.

Si los documentos aprobados entran en conflicto con el procesamiento de datos personales controlados por el cliente, el acuerdo final debe indicar el orden de precedencia entre esta adición, el orden, los principales términos de servicio, las cláusulas contractuales estándar aprobadas, y cualquier calendario de jurisdicción específica.

Funciones de procesamiento

El cliente generalmente determina por qué y cómo se utiliza la información de candidato, empleado, equipo de contratación y mano de obra en su espacio de trabajo. Para esa información controlada por el cliente, el cliente actúa como controlador o empresa y HireHint actúa como procesador, proveedor de servicios o contratista como aplicable.

HireHint puede actuar como un controlador independiente para su propia administración de cuentas, seguridad, soporte, administración de facturas, comunicaciones de servicios y obligaciones legales. Esas actividades se rigen por la Política de Privacidad aprobada en lugar de las instrucciones de procesamiento del cliente.

Detalles de procesamiento

Personas y datos abarcados

El cliente debe identificar cualquier información especial, sensible, regulada, biométrica, salud, control de antecedentes, financiera o identificativa gubernamental que se proponga procesar y obtener aprobación por escrito cuando el acuerdo final lo requiera.

Instrucciones del cliente documentadas

HireHint debe procesar los datos personales controlados por el cliente solamente sobre las instrucciones documentadas contenidas en el acuerdo aprobado, configuración del cliente, acción del producto autorizado, o solicitud de soporte verificada. HireHint debe notificar al cliente cuando cree que una instrucción viola la ley de protección de datos aplicable, a menos que la ley prohíba ese aviso.

Una instrucción no autoriza eludir a los inquilinos, el papel, el alcance, el registro, el flujo de trabajo o los controles del proveedor. HireHint puede rechazar o restringir de forma segura una instrucción que no puede ser autenticada, no está respaldada técnicamente, expondría a otro cliente, o crearía un riesgo de seguridad ilegal o material.

Obligaciones de los clientes

• Proporcionar instrucciones legales, avisos, opciones y cualquier consentimiento requerido u otra base legal.
• Configurar el acceso, los alcances, la información confidencial, la retención, las integraciones, las exportaciones y los flujos de trabajo adecuadamente.
• Ensure submitted data is relevant, proportionate, accurate where required, and not unlawfully obtained.
• Responder como controlador o negocio a solicitudes y decisiones de candidatos y empleados.
• Identificar las leyes aplicables, los usos sensibles, los requisitos de decisión automatizada y las restricciones que HireHint no puede determinar únicamente de los datos.

Personal confidencial y autorizado

HireHint debe limitar el acceso a las personas que necesitan datos controlados por el cliente para un servicio aprobado, seguridad, apoyo o propósito legal. El personal autorizado debe estar sujeto a obligaciones de confidencialidad apropiadas y el acceso debe ser eliminado cuando ya no sea necesario.

Medidas técnicas y de organización

• Verificación de identidad, sesiones protegidas, protección de ruta directa y comportamiento de refresco de permiso.
• Controles de la organización, el papel, el alcance, el empleo, la línea de presentación de informes, el registro y la autorización del flujo de trabajo.
• Acceso a datos, validación, denegado o ocultado seguro, y proyecciones encuadernadas.
• Auditoría y pruebas operacionales que conectan a actor, organización, acción, registro y resultado.
• Migraciones revisadas de bases de datos, verificación de datos desechables, puertas de arquitectura, cheques de dependencia, cheques de construcción, pruebas del navegador y ejercicios de recuperación.
• Configuración del proveedor y puertas de acción outbound que distinguen estados catalogados, configurados, listos, activos, fallidos y diferidos.

La Resúmenes de Seguridad describe la fundación verificada de control de productos. Encriptación de producción, hosting, respaldo, monitoreo, recuperación, prueba de penetración y reclamaciones de certificación requieren un calendario de seguridad aprobado por separado.

Subencargados del tratamiento

HireHint puede nombrar un subprocesador sólo después de completar el examen de privacidad, seguridad, contractual, ubicación y operación requerido. Cada subprocesador aprobado debe estar obligado a las protecciones apropiadas para el procesamiento que realiza.

La adición final debe definir el método y el período de avance para el aviso de cambio del subprocesador, el proceso de objeción del cliente, la remediación disponible y cualquier derecho de terminación. El Registro público del Subprocesador debe identificar sólo entradas aprobadas por la producción.

Asistencia individual en materia de derechos

Teniendo en cuenta la naturaleza del procesamiento, HireHint debe proporcionar un producto razonable y asistencia operacional para que el cliente pueda responder a solicitudes verificadas de acceso, corrección, eliminación, restricción, portabilidad, objeción, apelación u otro derecho aplicable.

HireHint no debe resolver de forma independiente una solicitud relativa a los datos controlados por el cliente a menos que el cliente autorice la acción o la ley aplicable lo requiera. Las solicitudes directas deben ser enrutadas al cliente cuando se pueda identificar el controlador pertinente.

Efectos de seguridad y notificación

HireHint debe mantener un proceso de respuesta a incidentes para contener, investigar, documentar, remediar y comunicar una violación confirmada de datos personales controlados por el cliente. La notificación debe proporcionarse sin demora indebida o dentro del período más corto indicado en un acuerdo aprobado o ley aplicable.

El calendario final del incidente debe definir el canal de notificación, los datos mínimos conocidos, las actualizaciones en curso, la cooperación, la preservación de pruebas, las comunicaciones de clientes y los límites de las admisiones.

Evaluaciones, consultas y autoridades

Teniendo en cuenta el procesamiento y la información disponible, HireHint debería proporcionar información razonable necesaria para una evaluación de los efectos de la protección de datos del cliente, la consulta de los reguladores o la evaluación de los riesgos legalmente requerida.

Pruebas y auditorías

HireHint debería facilitar información de seguridad y cumplimiento aprobada para demostrar las obligaciones en la adición final. Un proceso de auditoría de clientes debe proteger a otros clientes, información confidencial, seguridad del sistema y continuidad operacional y debe utilizar pruebas independientes existentes antes de solicitar una nueva inspección.

No hay insignia de certificación, opinión de auditoría, declaración de prueba de penetración o garantía de producción sólo porque este proyecto contiene una cláusula de auditoría.

Transferencias internacionales

The final production data map must identify hosting regions, support access, subprocessors, and cross-border transfers. Where required, the parties should use an approved transfer mechanism, complete any necessary assessment, and apply supplementary measures appropriate to the risk.

Las cláusulas contractuales estándar deben completarse con los módulos correctos, anexos, autoridad competente, derecho rector, medidas de seguridad e información de subprocesadores, que no activan ni completan esas cláusulas.

Estados Unidos términos de procesamiento

Cuando una ley de privacidad de los Estados Unidos aplicable trata al cliente como un negocio o controlador y Contratar como proveedor de servicios, contratista o procesador, HireHint debe procesar información personal sólo para los propósitos de negocio aprobados y las instrucciones documentadas en el acuerdo.

• No venda ni comparta información personal controlada por el cliente para publicidad conductual de contexto cruzado.
• No retenga, utilice o divulgue datos cubiertos fuera de la relación comercial directa o el propósito de servicio aprobado, excepto según lo permitido por la ley.
• Proporcionar el nivel de protección de privacidad requerido del rol de procesamiento aplicable y notificar al cliente si HireHint ya no puede cumplir.
• Permitir medidas razonables para verificar y remediar el uso de conformidad con el contrato aprobado y la ley aplicable.
• Flujo de restricciones aplicables a los subprocesadores aprobados y apoyo a solicitudes verificadas de derechos de consumo.

California, Virginia, Colorado, Connecticut y otros horarios estatales deben ser validados contra el cliente, umbrales, exenciones, ley efectiva y flujos de datos reales antes de la ejecución.

Retorno, exportación y eliminación

At the end of the service, the customer should have the supported export opportunity stated in the approved agreement. HireHint should then delete or return customer-controlled personal data according to the approved retention schedule, except for data that law requires to be retained.

La eliminación de los sistemas activos puede preceder a la supresión de copias de seguridad encuadernadas, registros de seguridad, pruebas de auditoría inmutables o depósitos legales. El calendario final debe definir esos períodos y las condiciones de los datos retenidos restringidos.

Término, responsabilidad y contacto

Este anexo debe mantenerse mientras HireHint trate datos personales bajo el control del cliente. La responsabilidad, la indemnización, la ley aplicable, la jurisdicción y la resolución de disputas deben definirse en el acuerdo principal aprobado y en las condiciones obligatorias de protección de datos.

Use HireHint Support for questions about this draft. A binding addendum must identify approved legal and privacy notice contacts and an execution method before it is offered to customers.